DMS Archiviazione / Pubblicazione

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Il Gadget consente, agli utenti abilitati, di

Per attivare gli utenti a ricevere i documenti personali pubblicati dal Portale è necessario impostare l'opzione "consenso", presente in Pannello di Controllo / Utenti / HR Opzioni  [Pubblicazione documenti Personali]"

E' possibile importare/pubblicare file in formato .

Se i dati da pubblicare /importare in HRPortal sono relativi ai dipendenti (Es, Cedolini, Cud, Modelli detrazioni imposta ecc.) è indispensabile che ogni collaboratore/dipendente sia riconosciuto in HR Portal come

e che Utenti/Persone siano collegati al relativo Soggetto HR (Anagrafiche / HR Anagrafici / Soggetto) - Sezione Definizione.

Inoltre, prima di effettuare le pubblicazioni utilizzando il Gadget "DMS - Archiviazione/Pubblicazione", è necessario configurare le "Impostazioni globali DMS" accessibili a partire da Workspace / Archivio / Impostazioni / Impostazioni globali.

 

Nella Sezione Generale sono presenti i seguenti campi:

 

Prevede la indicazione del percorso completo del "Contenitore D.M.S." Perchè tutte le applicazioni Infinity possano archiviare i documenti nel DMS il percorso deve essere condiviso e visibile a tutti gli applicativi HR.

Indica il nr. max di file che potranno essere memorizzati in ogni sottocartella del contenitore DMS (nr. file max consentito in Win32 è di  16000 files).

 

IMPORTAZIONE

Il percorso da indicare in "Add Files" (Aggiungi File) è quello del file da importare; la funzione di "Start Upload" trasferisce il file nell'Area della  Webapps.

L'attività di archiviazione in DMS (Importa/Pubblica) avviene a partire da quest'ultima area precisando

IMPORTA / PUBBLICA Documenti prodotti dalla Suite HR

Per ottenere i documenti da archiviare/pubblicare in HRPortal è sufficiente disporre dei file in formato testo.

La pubblicazione avviene a partire dalle funzionalità

consente di selezionare il file generato dall'applicazione HR e caricarlo (un file per volta)

per la quale è necessario essere in possesso della licenza base più il modulo ERMFO.

per il quale occorre disporre del prodotto HRPortal (modulo PORTHR).

La creazione dei Folder è in funzione dei documenti da pubblicare, a partire dalla tabella dei modelli.

Il campo riservato alla Data di Pubblicazione è impostato normalmente con la data del Server, ma può essere modificato da parte dell'utente.

Se impostato consente di poter emettere il pop-up di presa visione delle pubblicazioni nel momento in cui gli utenti  interessati prenderanno visione del documento la prima volta.

 

E' possibile visualizzare l'esito della pubblicazione consultando la Notifica "Import DMS Complete" relativa all'orario in cui è stata eseguita la pubblicazione.

IMPORTA / PUBBLICA Documenti prodotti da Spool della Suite HR

Per ottenere i documenti da archiviare/pubblicare in HRPortal è sufficiente disporre della stampa interessata nello Spool di stampa di ciascun applicativo.

Le stampe abilitate alla archiviazione/pubblicazione (da Spool) presentano un'apposita icona a partire dalla quale è possibile  attivare (click) il dialogo di archiviazione/pubblicazione con la richiesta dei parametri.

Selezionare "Archiviazione e pubblicazione da modello". La scelta rende automaticamente disponibili

- Nome file

- Descrizione

- Modello e classe utilizzato

La creazione dei Folder è in funzione dei documenti da pubblicare, a partire dalla tabella dei modelli.

Per consentire la corretta intestazione delle cartelle “principali”, all'interno del “Folder organizzativo”, in caso di modifica della Ragione Sociale e/o di Ragioni Sociali non congruenti, la funzione di pubblicazione allinea la denominazione dell'Azienda rispetto a quella registrata all'interno del “Contatto azienda” (Da Anagrafiche – Anagrafici – Aziende ) a parità di codice fiscale. Tale allineamento è eseguito dalla prima pubblicazione successiva relativa alla Azienda che ha subito variazione.

L'allineamento non viene eseguito sulle cartelle presenti in “Archivio DMS”, ma solo sulle cartelle a “Folder organizzativo”.

La creazione dei Folder è in funzione dei documenti da pubblicare, a partire dalla tabella dei modelli.

Il campo riservato alla Data di Pubblicazione è impostato normalmente con la data del Server, ma può essere modificato da parte dell'utente.

Se impostato consente di poter emettere il pop-up di presa visione delle pubblicazioni nel momento in cui gli utenti  interessati prenderanno visione del documento la prima volta.

E' possibile visualizzare l'esito della pubblicazione consultando la Notifica "Import DMS Complete" relativa all'orario in cui è stata eseguita la pubblicazione.

IMPORTA / PUBBLICA Documenti per "Descrittore"

Consente di pubblicare documenti non prodotti da applicativi della Suite HR. Questa attività richiede di utilizzare un modello di pubblicazione (Pannello di Controllo / Sistema / Gestione Pubblicazione / Pubblicazione / Modello).

Tale modello può essere un modello predefinito Zucchetti oppure un modello definito dall'utente (primi 3 crt del codice = "UIM", per evitare sovrapposizioni con i modelli di pubblicazione predefiniti Zucchetti).

In questo caso il documento che si intende importare/pubblicare deve essere contenuto in un file .ZIP unitamente al File descrittore.

File descrittore

Il file descrittore deve essere creato con le seguenti caratteristiche:

- Formato ASCII

- Nome fisso = "attribute_file.znf"

- ogni rigo del file descrittore deve contenere gli attributi con il relativo valore

- ogni attributo deve essere separato con ";"

Esempio:

FILENAME=XX1.PDF;HRZ_MODEL=PAYLUL01;IDCOMPANY=000001;DSCOMPANY=AZIENDAPROVA;

CODFISC=PRVGVN49P27F205O;ANNO=2015;QTMONTH=03;DSMONTH=MARZO;DSDEPENDEN=MILANO;

ANNAMESUR=PROVAGIOVANNI

Gli attributi obbligatori per la pubblicazione a Folder Organizzativo sono i seguenti:

FILENAME      - Nome file comprensivo della estensione.

HRZ_MODEL  - Codice Modello

CODFISCD    - Codice Fiscale del dipendente

CFISC o IDCOMPANY - Codice Fiscale o Codice Azienda

DSDEPENDEN - Descrizione Filiale  

Gli altri attributi previsti dalla classe documentale sono facoltativi, ma dovrebbero essere passati almeno gli attributi fondamentali che sono utilizzati per la composizioen dell'alberatura sia nel Gadget Folder Organizaztivo che a DMS.

 

La pubblicazione avviene a partire dalle funzionalità

consente di selezionare il file .ZIP contenente il documento da pubblicare e il file descrittore.

per la quale è necessario essere in possesso della licenza base più il modulo ERMFO.

per il quale occorre disporre del prodotto HRPortal (modulo PORTHR).

La creazione dei Folder è in funzione dei documenti da pubblicare, a partire dalla tabella dei modelli.

Il campo riservato alla Data di Pubblicazione è impostato normalmente con la data del Server, ma può essere modificato da parte dell'utente.

Se impostato consente di poter emettere il pop-up di presa visione delle pubblicazioni nel momento in cui gli utenti  interessati prenderanno visione del documento la prima volta.

 

E' possibile visualizzare l'esito della pubblicazione consultando la Notifica "Import DMS Complete" relativa all'orario in cui è stata eseguita la pubblicazione. Nel caso non sia presente nello ZIP il file descrittore si produrrà la segnalazione di scarto del documento PDF.

IMPORTA / PUBBLICA  da PDF esterni

La funzione di "Pubblicazione PDF esterni" (Pannello di Controllo / Sistema/ Gestione Pubblicazione) consente la pubblicazione di PDF esterni ai dipendenti (Documenti personali) precisando

- Directory di input: Percorso assoluto (comprensivo della /) destinato al reperimento del file di importazione da pubblicare (Es. Pippoy.pdf)

Il valore Y (Tipo documento) consente di associare la definizione di un tracciato destinato al riconoscimento del dipendente.

- Directory di output: Percorso assoluto (comprensivo della /) destinato alll'output della pubblicazione.

- Descrizione Folder: Nome della cartella di destinazione del documento (Documenti personali)

- Descrizione Mese: campo opzionale, che aggiunge una descrizione personalizzata al nome del File

- Tipo Documento: Il documento  deve essere descritto mediante apposito tracciato (Tipo documento) che consente la identificazione delle chiavi disponibili:

Posizione campo Azienda (da posizione per nr.caratteri), da indicare se non si dispone del codice fiscale Dipendente, unitamente al Codice dipendente (Posizione CampoSoggetto)

Posizione campo Soggetto (da posizione per nr.caratteri)

Posizione campo Anno (da posizione per nr.caratteri)

Posizione campo Mese (da posizione per nr.caratteri)

Posizione campo Tipo file (da posizione per nr.caratteri)

Posizione campo Ambiente (da posizione per nr.caratteri), da indicare in impianti multiambiente

Posizione campo Nazione (da posizione per nr.caratteri)

Gli attributi obbligatori per eseguire la pubblicazione sono il Codice Fiscale (da indicare in Posizione campo Soggetto)  e il Tipo file (1 crt).

Unitamente ai parametri di pubblicazione (Data Ora inizio / Data ora Fine) è possibile precisare la richiesta di Notifica al dipendente e di Presa visione.

Una volta che il documento ha trovato definizione è possibile attivare la importazione mediante apposita icona (Run).

PUBBLICAZIONE DA FOLDER ORGANIZZATIVO A DOCUMENTI PERSONALI

La funzione può essere utilizzata solamente se i documenti da pubblicare a Documenti Personali sono già disponibili nel Folder Organizzativo.

La pubblicazione prevede che, eseguita la selezione dei documenti, gli stessi vengano pubblicati mediante opzione massiva "Pubblica a Dipendenti".

La conferma di pubblicazione si accompagna alla richiesta delle variabili:

L'esito della pubblicazione è disponibile mediante notifica "Publish Personal Document Complete" relativo all'orario in cui è stato richiesta la pubblicazione.

 

Autorizzazioni

L'attribuzione delle autorizzazioni a Folder organizzativo  avviene automaticamente con la pubblicazione eseguita da Gadget DMS - Archiviazione/Pubblicazione.

In questo caso sono attribuiti alla cartella con impostazione accessi a "Abilita sicurezze" anche i/il gruppi/o  di sicurezza associati all'Azienda/Ente HR nella sezione Autorizzazioni ( Anagrafiche /HR Anagrafici / Azienda-Ente) Sezione Autorizzazioni).

 

Alberatura del Contenitore DMS e del Folder Organizzativo

L'alberatura dell'archivio DMS e del Folder Organizzativo (Workspace/Archivio/Documenti) presenta, dopo la cartella principale contenuta in “Aziende gestite”, una cartella di Raggruppamento cartelle  in ragione della tipologia dei documenti contenuti.

In particolare:

Documenti relativi all'area del personale ( Es. LUL, CUD, Cartellino, etc.)

Documenti relativi all'area fiscale ( Es. Modello F24, Modello 770, etc.)

Documenti relativi all'area amministrativa ( Es. Fatture, etc.)

 

L'albertura successiva alla cartella di raggruppamento rimane a disposizione delle utenze.

 

I Modelli di pubblicazione predefiniti Zucchetti , nonchè le forzature relative, sono adeguati alla alberatura sopra indicata.

GESTIONE STORICO PUBBLICAZIONI

E' prevista la possibilità di conservare lo storico delle importazioni di pubblicazioni per un numero prestabilito di giorni  mediante apposita codifica di Configurazione (Pannello di Controllo / Sistema / Configurazione Sezione: Opzioni di Pubblicazione - Gestione Storico pubblicazioni). A tale scopo è disponibile la funzionalità "Storico Pubblicazione - Conservazione”, eseguibile solo in modalità “schedulata”.

Le importazioni di pubblicazioni storiche che eccedono il periodo di conservazione sono eliminate tenendo presente che l'attivazione del processo schedulato, senza indicazione dei giorni (Default Nr. GG = 0), conserva la disponibilità di  tutti i dati delle pubblicazioni.